Publikationen - Wissensmanagement mit Web 2.0
Autor: Sven Przepiorka
Veröffentlichung: 04.03.2009
Hinweis: Dieses Dokument ist eine Arbeitsversion im Rahmen der Dissertation von Sven Przepiorka
Das Wissen einer Organisation hat sich zum wichtigsten Produktionsfaktor des 21. Jahrhunderts entwickelt. Daher ist es nicht verwunderlich, dass aus dem daraus resultierenden Wettbewerbsvorteilen auch das ganzheitliche Wissensmanagement eine immer größere Rolle innerhalb dieser Organisationen einnimmt. Jedoch hat die Vergangenheit gezeigt, dass einige der dafür eingesetzten Instrumente immer noch nicht ausreichend sind. Zwar sind diese oft funktionell ausgereift, aber aufgrund ihrer Komplexität und Schwerfälligkeit werden sie von den Benutzern nicht vollständig angenommen. Eine daraus resultierende Todesspirale führt zu einem Misserfolg des gesamten Wissensmanagements innerhalb der Organisation, so dass sich die oft hohen Investitionen nicht immer positiv auszahlen. Häufig ist dabei zu beobachten, dass weniger der Mensch als viel mehr die Technik als zentrales Element des Wissensmanagements angesehen. Der Mensch ist oftmals nur noch als ein temporärer Wissensträger angesehen, der jederzeit sein implizites Wissen externalisieren kann und schließlich dauerhaft als explizites Wissen mit Hilfe von einem geeigneten Abstraktionsniveau in einer zentralen Datenbank speichern kann. Dabei treibt ihn die Hoffnung an, dass auf so erfasste Wissen vielleicht irgendwann, irgendjemand zugreifen wird und es ihm dann irgendwie nützlich sein wird.
Eine Alternative stellen schon jetzt einige aus dem Web 2.0 bekannten Anwendungen wie Weblogs oder Wikis dar. Sie sind weniger komplex, leichter bedienbar und auch wesentlich kostengünstiger. Als Folge werden sie sowohl von den Benutzern als auch durch Unternehmen besser angenommen.Der alleinige Einsatz von Web 2.0 ist jedoch in keiner Weise die Lösung für die alten Probleme des Wissensmanagements. So ist beispielsweise ein Paradigmenwechsel erforderlich: das Teilen von Wissen muss freiwillig geschehen und darf dabei sogar nur noch als Nebeneffekt der täglichen Arbeit angesehen werden. Denn durch den Einsatz von Web 2.0-Anwendungen hinterlassen alle Benutzer permanent Spuren im Wissensmanagement-System in Form von Arbeitsberichten, Diskussionen, Dokumenten, Meinungen, Lesezeichen, Stichwörtern oder Kommentaren. Das erzeugte Wissen wird auf diese Weise für alle Benutzer transparenter. In Folge dessen steht im Mittelpunkt des Wissensmanagements auf Basis des Web 2.0 nicht mehr alleine das Speichern von Wissen, sondern auch die Netzwerke, in denen das Wissen eingebettet ist. Netzwerke bestehen dabei zwischen den erfassten Inhalten, zwischen den Inhalten und den Benutzern sowie unter den Benutzern selbst. So geht es nicht mehr allein darum, das beste Dokument zu einem Problem sondern auch den besten Ansprechpartner zu finden. Denn die wenigsten Probleme kommen immer wieder in identischer Form vor.
Neben diesem Abschneiden von alten Zöpfen in der bisherigen Unternehmensstruktur sowie auch -kultur bedarf es auch in weiten Teilen eine technische Neuinterpretation der Web 2.0 basierten Anwendungen. Bislang stellen die bestehenden Lösungsansätze oft nur Insellösungen dar.
Aus diesem Grund wird im Rahmen dieser Arbeit eine einfaches Konzept für das Wissensmanagement auf Basis des Web 2.0 aufgebaut, das alle alternativen Ansätze im Sinne eines ganzheitlichen Wissensmanagement-Kreislaufs nach und nach miteinander kombiniert und schließlich die kollektive Intelligenz der Organisation in den Mittelpunkt des Wissensmanagements stellt.
Innerhalb des Konzepts gibt es drei entscheidende Datentypen: Benutzerdaten, Weblog-Beiträge und Stichwörter. Letztere werden dabei im Sinne von einzelnen Wiki-Seiten interpretiert. Alle drei Datentypen sind eng miteinander verknüpft und beeinflussen sich in weiten Teilen gegenseitig.
Sowohl dem Weblog als auch dem Wiki kommt eine besondere Bedeutung für das Verwalten von Wissen zu, denn hier wird das gesammelte Wissen festgehalten und für spätere Suchanfragen aufbereitet. Auf Grund der chronologischen, linearen Anordnung der Beiträge eignet sich das Weblog vor allem für das Erfassen eines Themas in der gesamten Breite und aus unterschiedlichen Perspektiven. Im Gegensatz dazu bietet sich das Wiki eher für die komprimierte Darstellung eines Themenkomplexes an, in der gemeinschaftlich persönliches Wissen dokumentiert wird. Zur Weiterentwicklung des Wissens ist es bei beiden Wissensspeichern u.a. möglich, Kommentare zu hinterlassen.
Nach dem Erfassen der Daten in ihrer jeweiligen Struktur gehört das Wiederfinden von Wissen zu den wichtigsten Aufgaben eines Wissensmanagement-Systems. Zu diesem Zweck werden die Daten durch eine Volltextrecherche nach dem angeforderten Suchbegriff durchsucht. Die Suchergebnisse werden dann nach ihrer jeweiligen Gewichtung absteigend aufgelistet. Für diese Gewichtung lassen sich eine Vielzahl von unterschiedlichen Kriterien aufstellen. Sie reichen von harten Faktoren, wie etwa die Anzahl von Seitenaufrufen oder geschriebenen Kommentaren, bis hin zu eher weichen Faktoren, wie beispielsweise der eigene Verknüpfungsgrad zum Urheber. Die Gewichtung stellt letztendlich auch Wissen über die Verlässlichkeit, Güte und Qualität des jeweiligen Inhalts dar. Neben der Beeinflussung der Suchergebnisse über deren Gewichtung lassen sie sich auch mittels Filter einschränken. Solche Filtermöglichkeiten sind u.a. der Zeitraum der Veröffentlichung, zugeordnete Stichwörter sowie Benutzer. Durch gezieltes Einsetzen lässt sich schließlich die Menge der Suchergebnisse aus der reinen Volltextrecherche schrittweise auf ein gewünschtes Minimum verkleinern und präzisieren. Das Lösen einer komplexen Suchanfrage wird dabei sukzessive in Teilprobleme zerlegt.
Alle drei Datentypen – Weblog-Beiträge, Stichwörter und Benutzer – haben gemeinsam, dass die einzelnen Datensätze innerhalb ihres Typs auch jeweils ein eigenständiges Netzwerk bilden können. So können Benutzer durch das Markieren von Freunden ein soziales Netzwerk aufbauen, Stichwörter die Verwandtschaft untereinander in einem Tagweb abbilden und Weblog-Beiträge ein aus Hyperlinks bestehendes, engmaschiges Netz erzeugen. Diese Netzwerke können dann genutzt werden, um die Ergebnisse einer Volltextrecherche weiter zu verfeinern, in dem die zuvor definierten Filtermöglichkeiten in ihrer Absolutheit aufgeweicht werden und auch angrenzende Betrachtungen erlauben.
Ergänzt wird das Konzept durch die Nutzung von Lesezeichen, die jeder Benutzer beliebig - sowohl innerhalb als auch außerhalb des eigenen Wissensmanagement-Systems – im Rahmen des Social Bookmarkings setzen kann. Interne Lesezeichen lassen sich dabei als weiteres Gewichtungsmerkmal für die Volltextrecherche nutzen. Externe Lesezeichen dienen dagegen zum Auffinden von nützlichem Fremdwissen. Der ständige Wissenserwerb erfolgt dann über RSS-Feeds, sofern es von den externen Websites unterstützt wird.
Für eine schnelle, effektive Kommunikation wird abschließend ein Microblogging-System eingeführt. In Form von kurzen Statusmeldungen kann jeder Benutzer dazu beitragen, dass alle Benutzer stets darüber informiert sind, mit welchen Tätigkeiten sich gerade die jeweils anderen beschäftigen. Ebenfalls können darüber sowohl Absprachen als auch die Weitergabe von Kurzinformationen erheblich beschleunigt und ortsunabhängiger werden. Wissens kann so bereits in der Entstehungsphase – lange bevor ein Protokoll oder Bericht im Weblog veröffentlicht wurde - durch andere Benutzer ergänzt und weiterentwickelt werden.
Das gesamte Konzept mündet abschließend in dessen technischen Umsetzung. Dazu wurde auf Basis von PHP und mySQL eine flexible, leicht bedienbare Software mit einem geringen Ressourcenverbrauch entwickelt, die es jeder Organisation mit wenigen Mausklicks ermöglicht, ein an den individuellen Bedürfnissen ausgerichtetes Wissensmanagement-System aufzubauen. Alle Komponenten des Konzepts sind dabei optional nutzbar und lassen sich innerhalb eines gewissen Rahmens beliebig anordnen sowie mit entsprechenden Formularmasken erweitern.